Doorbreek back-to-back meetings en voedt innovatie met ‘Fika’.
Meeting in, meeting uit.
Maandagochtend 8:30, je klapt je laptop open:
09:00 “Weekly - Team Boterham”.
10:00 “Overdracht Werkzaamheden - Marjolein”.
11:00 “Overleg - Marketing Team”.
12:00 “Lunch Overleg - Anke”.
13:00 “Refinement - Team Frikandel”.
14:00 “Even Sparren - Bob”.
15:00 “Doornemen PvA - Jelle”.
16:00 “Retro - Team Karhengst”.
17:00 “Review Journey Mapping - Team Betonschaar”.
Een diepe zucht. De godganse dag alleen maar meetings. De week is nog niet eens begonnen en je snakt alweer naar het weekend. Allemaal meetings bijwonen die vooral veel energie kosten in plaats van opleveren. Hoewel je de hele dag in gesprek bent met collega's, voel je toch een disconnect. En dat terwijl je collega’s echt wel leuke mensen zijn. De werksfeer en collegialiteit waren ooit redenen voor jou om hier te willen werken. Nu, een paar jaar later, voelt het alsof je niet verder weg van ze kan staan. Iedere meeting ben je met dezelfde gezichten aan het bakkeleien over irrelevante dingen. Je mist verbinding, oprechte interesse en empathie. Verbinding die je in het weekend wel weer opeens weet te vinden met vrienden en familie. Waarom lukt dat niet meer doordeweeks?
“We surveyed 182 senior managers in a range of industries: 65% said meetings keep them from completing their own work. 71% said meetings are unproductive and inefficient. 64% said meetings come at the expense of deep thinking. 62% said meetings miss opportunities to bring the team closer together.”
Het meeting moeras
We verdrinken af en toe in onze meeting cultuur. Het vele thuiswerken heeft ook nog eens de drempel verlaagd om eenvoudig meetings bij elkaar in te schieten; “Je kan wel ff inbellen toch?”. We voelen de behoefte om elke teamgenoot en manager ‘bij te praten’, ‘aan te haken’ en ‘mee te nemen’ in iedere micro-keuze die er gemaakt wordt. Vervolgens voelt iedereen zichzelf belangrijk en wordt alles tijdens een vergadering onder een vergrootglas gelegd. Lekker met vijf ‘devil’s advocates’ 60 minuten lang schieten op een idee wat pas in de kinderschoenen staat. De organisator van de meeting bedankt iedereen voor zijn of haar feedback en sluit de meeting.
We investeren onderhand meer tijd in het overleggen rondom een idee, dan dat we er daadwerkelijk aan sleutelen. Met z’n allen staan we vanaf de zijlijn te schreeuwen hoe het beter zou moeten, maar niemand die zijn of haar spierballen eronder durft te zetten. Dag in dag uit lekker makkelijk ‘feedback’ over de schutting gooien tijdens de zoveelste Teams call.
Betere vragen leren stellen? Lees ons blog ‘goede vragen, slechte vragen'.
De meeting cultuur maakt ons lui, afstandelijk en onproductief. Langzaam maar zeker komen we vast te zitten in ‘overleg drijfzand’. Initiatieven komen niet verder en nieuwe ideeën ontstaan al helemaal niet meer. De organisatie’s innovatiespier verzwakt. We zitten met overgewicht op de bank te schreeuwen naar elkaar. Geen verbinding. Geen motivatie. Geen innovatie.
Je agenda ontstoppen.
We mogen zuiniger omgaan met onze energie. De lunch zou niet aan moeten voelen als een break om je klaar te maken voor de tweede helft van een verbale knokpartij. Back-to-back meetings zuigen ons leeg en zijn vaak niet eens nodig. Het is verleidelijk om een uurtje in te schieten in ieders agenda. Ben kritisch. Is de meeting überhaupt nodig? Heb je aan 20 minuten ook voldoende? Zou de organisator een korte samenvatting inclusief hamvraag van tevoren willen delen? Gun jezelf en je teamgenoten ruimte in hun agenda. Ruimte om productief te zijn. Ruimte om gedachten te laten bezinken. Ruimte om buiten de waan van de dag naar oplossingen te zoeken.
Sportliefhebber? Dan weet je hoe belangrijk het vinden van ruimte is om een punt te scoren. Check hier ons stuk over ‘La Pausa’ (de pauze). Een manier van ruimte creëren wat in de voetballerij door Messi wordt toegepast.
‘Fika’, de Zweedse ontstopper.
Als je ooit in Zweden bent geweest dan ken je het vast wel; ‘Fika’, de Zweedse koffietijd. Wat maakt het zo bijzonder? Het gaat een stapje verder dan even snel een koffietje doen. ‘Fika’ is een moment om op de pauzeknop te drukken en te socialiseren. Het is bedoeld om het hoofd te legen en relaties met naasten te versterken. ‘Fika’ kun je niet vieren met een koffietje achter je bureau. Het is een uitnodiging om samen te komen en verhalen te delen onder het genot van een koffie en een 'fika-lekkernij' zoals een Zweeds kaneelbroodje.
‘Fika’ zit zo ingebakken in de Zweedse cultuur dat het zowel een zelfstandig naamwoord als een werkwoord is; “Laten we zo even fika’en”. Bij vrijwel alle Zweedse bedrijven vindt ‘fika’ twee keer per dag plaats; om 10:00 en nogmaals rond 15:00. Sommige bedrijven hebben zelfs een clausule in hun contract waarin staat dat werknemers recht hebben op ‘fika’.
Bij CLAY+ zien we ‘fika’ als potentiële agenda ontstopper. Het is een ritueel dat organisaties kan helpen om van hun meeting cultuur af te komen. Onze tip is om ‘fika’ in te plannen op willekeurige tijdstippen, zoals 10:15 en 14:45, zodat back-to-back meetings op het hele uur doorbroken worden. Het biedt ademruimte voor medewerkers om energie bij te tanken. Een moment waarbij collega’s elkaar niet hoeven te overtuigen, maar juist even samenkomen en verbinden.
De tweede interessante impact die ‘fika’ met zich brengt is de verhoogde kans op innovatie. Wij geloven namelijk dat ‘fika’ het ‘informele netwerk’ van jouw organisatie ruimte geeft om waarde te creëren.
Het ‘informele netwerk’ ruimte geven? Wat bedoelen jullie daar nou mee?
Nou, dat leggen we je uit!
Jouw onzichtbare innovatie fundering.
Het organogram, ieder bedrijf van een redelijk formaat heeft wel zo’n mooie plaat. Een schematische weergave van afdelingen, mensen en functietitels. Waarschijnlijk kun je zo’n plaat van jouw organisatie zo voor je zien. Een prachtige boom aan vertakkingen die top-down naar beneden uitbreidt. Het maakt inzichtelijk hoe de organisatie gestructureerd is en welke mensen waar voor verantwoordelijk zijn. Deze formele structuur is gevormd om de business zo efficiënt en effectief mogelijk te laten draaien. De juiste mensen op de juiste plekken.
Dit organogram kent ook een informeel spiegelbeeld. Een reflectie die voor veel organisaties onzichtbaar is. Een plaat die alle relaties tussen medewerkers weergeeft buiten de formele structuur om. Dit zijn relaties die ontstaan buiten het werk, bijvoorbeeld tijdens de lunch, borrels of zelfs tijdens het sporten met collega’s. Het zijn relaties die weergeven welke mensen elkaar vertrouwen en bij wie ze advies vragen buiten hun directe werkgroepen.
Wanneer je het informele netwerk in kaart brengt zie je volledig andere structuren ontstaan. Structuren die organisch zijn gevormd buiten de controle van het management om. Waar het echt interessant wordt is bij het identificeren van de informele leiders in dit netwerk. Dit zijn vaak geen C-level managers met een boel formele connecties, maar juist mensen van het middle-management die actief tussen afdelingen zweven en wekelijks betrokken zijn bij diverse teams. Deze onzichtbare leiders noemen we ‘network brokers’. Schakelfiguren die afdelingsoverstijgende relaties vormen. Daarmee hebben ze de potentie om bredere verbanden te leggen en domeinspecifieke informatie tussen silo’s te delen.
Voor organisaties die wat grotere innovatieslagen willen maken, die verder gaan dan de incrementele vernieuwingen binnen afdelingen, is het cruciaal om deze ‘network brokers’ de ruimte te geven om relaties te leggen. Deze mensen zijn de bijen van jouw organisatie die voor kruisbestuiving zorgen. CLAY+ gelooft dat de introductie van ‘fika’ ervoor kan zorgen dat deze ‘brokers’ beter hun onzichtbare waarde kunnen inzetten om innovatie te stimuleren.
The strength of weak ties
‘Fika’ hoeft niet alleen de ‘brokers’ te stimuleren. Iedere medewerker profiteert er van om bruggen te slaan, al zijn het maar lichte verbindingen. Juist die dunne lijntjes tussen mensen kunnen zorgen voor informatieuitwisseling. Dan hoeven gesprekken niet eerst te gaan over koetjes en kalfjes. Het is ook prima om iemand aan de andere kant van de organisatie even kort te spreken voor project feedback. Hoewel dunne lijntjes misschien nog niet dik genoeg zijn om emotionele supportlijnen te vormen, is het meer dan voldoende om ideeën uit te wisselen. Daarmee kun je innovatie al kickstarten.
De uitvinding van de Post-it Note is hier een schitterend voorbeeld van. Een scheikundige genaamd Spencer Silver werkte eind jaren ‘60 bij 3M aan een supersterke lijm die gebruikt moest worden voor vliegtuigconstructie. Hij faalde en maakte per ongeluk een substantie die juist helemaal niet stevig was. Hoewel het resultaat tegenviel, was Spencer wel onder de indruk dat zijn substantie meerdere malen geplakt en verwijderd kon worden voor lichte materialen zoals papier. Hij kon hier alleen geen nuttige use case voor vinden. Zeker niet binnen de vliegtuigconstructie. Totdat Arthur Fry, scheikundige binnen de tape afdeling, 6 jaar later een seminar van Spencer bijwoonde. Spencer presenteerde zijn vondst en direct zag Arthur een oplossing. Hij werd namelijk gek van alle bladwijzers die uit zijn gezangboek vielen tijdens zijn woensdagavond koorrepetitie. Samen bedachten ze de ‘Post ‘n Peel’; een bookmark die je eenvoudig kon hergebruiken zonder dat het een plakrand achterliet op bladzijden.
Deze innovatie ontwikkelde zich verder tot de bekende Post-it Note die we vandaag allemaal kennen. Marktonderzoek schatte de totale markt aan post-it notes voor 2022 in op $2.1 miljard, waarvan 3M 77% marktaandeel had. Dat gaat dus over $1.6 miljard aan jaarlijkse omzet. Op een totale omzet van $34 miljard vertegenwoordigt de post-it note dus een kleine 5% van het gehele 3M portfolio. Een uitvinding, die op het eerste gezicht een mislukking leek te zijn, is nu uitgegroeid tot een cash cow business van een enorm conglomeraat.
Zet een eerste stap.
Stel je voor dat 3M een Zweeds bedrijf was geweest waar medewerkers tweemaal per dag ‘fika’ vierden. Zouden Spencer en Arthur elkaar wellicht veel eerder tegen het lijf zijn gelopen? Had Arthur, onder het genot van een kaneelbroodje, Spencer dan misschien vertelt over zijn koorrepetitie van gisteravond?
Bij CLAY+ zeggen we altijd; ‘strategy is a game of chances’. Dat houdt in dat hoe vaker jij dobbelt, hoe groter de kans is dat lucratieve ideeën ontstaan. Wacht dus niet op een jaarlijks seminar voor kruisbestuiving binnen je organisatie. Maak cross-unit meet-ups juist een frequente gebeurtenis. Zou je kunnen beginnen met tweemaal per week, op de drukste kantoordagen, een ‘fika’ te organiseren? Experimenteer er eens mee. Wat valt je op na 3 maanden? Welke dialogen worden er gevoerd? Wat is de impact op innovatie? Worden meetings anders gepland? Heeft het een effect op de energie levels van medewerkers?
Durf te starten met 2 uur per week ‘fika’. Die tijd gaat momenteel vrijwel zeker verloren aan zinloze meetings. Een no-brainer om die tijd dus effectiever in te zetten! Toch?
Heb je een eerste stap gezet? Kijk dan eens hoe je vervolg slagen kunt maken op organisatiecultuur, visie en mindset. We vertellen daar mee over in ons blog over ‘change leadership’.
